In een steeds meer gedigitaliseerde wereld, waar regelgevingen voortdurend evolueren, is het voor bedrijven en organisaties essentieel om op de hoogte te blijven van nieuwe verplichtingen. Onlangs is er een belangrijke verandering doorgevoerd die van invloed kan zijn op werkgevers en hun onderaannemers die schoonmaakactiviteiten van onroerende goederen uitvoeren: de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie van alle aanwezigen op de arbeidsplaats.
Deze verplichting werd ingevoerd in de programmawet van eind vorig jaar en heeft verschillende implicaties voor syndici en verenigingen van mede-eigenaars (VME's), vooral met betrekking tot schoonmaakactiviteiten in appartementsgebouwen.
Wat houdt deze verplichting precies in?
De verplichte aanwezigheidsregistratie geldt voor alle schoonmaakactiviteiten van een onroerend goed voor een opdrachtgever, ongeacht het paritair comité waartoe een werkgever behoort. Dit betekent dat activiteiten die gericht zijn op het schoonmaken van een onroerend goed voor rekening van een derde partij onder deze verplichting vallen. Het zijn vooral aannemers en onderaannemers die deze registratieverplichting dragen wanneer zij worden ingeschakeld door een opdrachtgever.
Hoe beïnvloedt dit syndici en VME's?
Voor VME's die een extern schoonmaakbedrijf inhuren, rust er geen aangifteverplichting op de VME of de syndicus. In deze situatie fungeert de VME als opdrachtgever en is het externe schoonmaakbedrijf verantwoordelijk voor de registratieverplichting. Werkgevers die hun eigen personeel inzetten voor het schoonmaken van hun gebouwen, vallen niet onder deze verplichting.
Echter, syndici die eigen poetspersoneel op de loonlijst hebben staan voor de schoonmaak van gemeenschappelijke delen van appartementsgebouwen, moeten wel voldoen aan de registratieverplichting. Dit geldt alleen wanneer de syndicus door een opdrachtgever, zoals de VME, wordt ingeschakeld.
Hoe kan aan deze verplichting worden voldaan?
Voor het registreren van aanwezigheden op het werk is er een onlinedienst genaamd "Check In and Out at Work". Deze verplichting gaat in vanaf 1 september 2024. In de eerste maanden na de invoering zullen inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld.
Conclusie
De verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie heeft dus verschillende implicaties voor syndici en VME's, afhankelijk van hoe schoonmaakactiviteiten worden uitgevoerd. Het is essentieel voor deze partijen om zich bewust te zijn van hun verplichtingen en om tijdig te voldoen aan de nieuwe wetgeving om mogelijke boetes of sancties te voorkomen.
Opzoek naar een syndicus? Bekijk hier onze dienst syndic!
